Spesso è facile dare la colpa alla cucina quando si verificano problemi in un ristorante. Ma potrebbe semplicemente essere che al vostro team manchi un ingrediente essenziale: la tecnologia giusta.

I team dei ristoranti possono prosperare grazie al brusio e alle battute di un servizio intenso. Ma le esigenze di un ambiente ad alta pressione possono talvolta sfociare in stress, biasimo e discussioni, uccidendo il morale.

In particolare, i colli di bottiglia della produzione, i ritardi nel cibo, gli errori nelle ordinazioni e le lamentele dei clienti possono creare un forte attrito, soprattutto tra la parte anteriore e quella posteriore del locale.

Spesso i manager tentano di risolvere la situazione e di placare i clienti. Ma poi accade di nuovo qualcosa di simile, con una mancanza di chiarezza su ciò che è realmente accaduto e su come risolvere i problemi per la prossima volta.

Tutto questo si ripercuote sul personale. Proprio di recente, Business Insider ha riportato che un terzo degli ex lavoratori dell'ospitalità non tornerà nel settore, citando "un ambiente di lavoro stressante" come uno dei motivi principali.

Ma la domanda sorge spontanea: dobbiamo accettare questa situazione come parte del business o c'è un modo per risolverla? Fortunatamente, esiste una soluzione comprovata che funziona.

Come mantenere il sangue freddo

L'impiego di persone calme e ben strutturate può essere d'aiuto. Ma avere le personalità giuste in ogni turno non è la sola risposta. Anche il personale migliore non sarà immune da problemi che sfuggono al suo controllo, che si ripercuotono sul servizio e che scatenano le crisi dei clienti.

Ciò di cui avete bisogno è una tecnologia per ristoranti di nuova generazione che supporti l'intero processo, da prima dell'arrivo dei clienti fino a molto tempo dopo la chiusura della serata. In particolare, la cucina deve essere "collegata" al sistema, anziché essere lasciata alla deriva.

È fondamentale che la tecnologia giusta fornisca la pianificazione, la comunicazione, la trasparenza, la visibilità e la direzione che il personale di sala e di cucina desidera, in modo da poter lavorare come un'unica squadra.

Sette punti di attrito che potete risolvere

Con un sistema intuitivo e all-in-one e una tecnologia touch-screen che supporta ogni processo e che trasmette le informazioni da una fase all'altra in tempo reale, è possibile eliminare i punti critici di fallimento. Eccone sette:

#1: Troppo poco personale la sera

È una lamentela comune da parte del personale se il turno è sotto organico e si sente sopraffatto. Ma i manager avrebbero dovuto prevederlo?

La tecnologia di ultima generazione semplifica la programmazione dei turni per supportare il buon funzionamento del ristorante. In pochi clic, è possibile adeguare i livelli di personale all'affluenza che si prevede nel ristorante, grazie a previsioni guidate dall'intelligenza artificiale che aiutano a raggiungere l'obiettivo.

#2: Piani di preparazione inadeguati che vi lasciano in difficoltà nel recuperare il ritardo.

Se la preparazione della cucina inizia troppo tardi o i calcoli sbagliano a valutare la domanda, questo può interrompere il servizio e causare sprechi. Tuttavia, la tecnologia di nuova generazione può utilizzare algoritmi basati su dati storici ed eventi esterni per produrre previsioni di vendita con un'accuratezza superiore al 95%. Da queste previsioni, il sistema può poi generare automaticamente i piani di preparazione per la mattina, la sera o su base oraria.

Tutti possono essere tenuti sotto controllo senza la necessità di un manager che supervisiona tutto.

#3: Esaurimento dei piatti popolari del menu

Una cattiva gestione dell'inventario può a volte portare a un esaurimento del menu nel corso della serata, lasciando i clienti delusi. Tuttavia, la tecnologia di nuova generazione consente di gestire le scorte in tempo reale con estrema facilità. Il personale può completare i controlli regolari delle scorte in pochi istanti utilizzando tablet e dispositivi mobili. Registra gli sprechi e tiene sotto controllo i movimenti delle scorte.

In questo modo è possibile evitare di rimanere a corto di ingredienti nei momenti critici. Il sistema è in grado di creare e inviare automaticamente ordini di acquisto tempestivi, in base alle previsioni e ai programmi di consegna dei fornitori. Questo approccio vi evita anche di ordinare alla cieca, di tirare a indovinare o di fare acquisti in massa in modo incauto.

#4: gli ordini dal piano del ristorante arrivano tutti insieme in cucina

È uno scenario comune che il personale di sala si muova tra i tavoli e continui a prendere ordini prima di avere la possibilità di mettersi in coda al terminale POS e inserirli nel sistema. Il problema è che gli ordini arrivano in cucina tutti insieme, invece di seguire un flusso naturale. Questo mette immediatamente in difficoltà gli chef.

Il problema può essere risolto con Smart Table Service. Utilizzando un tablet, uno smartphone o un dispositivo dedicato, il personale può prendere ordini precisi dai clienti e poi inviarli al bar o alla cucina con un solo clic prima di passare al tavolo successivo. Gli ordini non subiscono più ritardi, così la cucina può prendere un ritmo costante e produrre i pasti in tempo.

#5: gli ordini arrivano da canali diversi, causando confusione

Molti ristoranti accettano ordini da più canali e da commensali seduti. I clienti possono ordinare da diversi aggregatori, oltre che dalle vostre app o dal vostro sito web. Questo può interrompere la produzione e c'è il rischio che gli ordini vadano persi o vengano gestiti con la priorità sbagliata. Destreggiarsi tra una rete di tecnologie e applicazioni diverse può essere impegnativo.

Con un sistema di nuova generazione, riceverete tutti gli ordini da un'unica cassa e li incanalerete attraverso un unico imbuto, direttamente nel vostro sistema. Da quel momento, è possibile ottimizzare la gestione della cucina e la produzione, con il conto alla rovescia dei tempi di cottura e le azioni chiave attraverso un'unica pipeline.

#6: I clienti sono costretti ad aspettare e nessuno sembra sapere perché o osa chiedere.

Quando la cucina lavora a pieno ritmo e gli ordini sembrano aumentare, la comunicazione tra i team FoH e BoH può essere difficile.

Tuttavia, il sistema di gestione e visualizzazione della cucina (KDS), che fa parte della vostra soluzione, può attenuare la situazione. Questo sistema può fornire indicazioni agli chef e visibilità ai manager e a tutti gli altri. È possibile vedere quali voci di menu devono essere cucinate subito, quali voci appartengono allo stesso ordine e devono essere servite nello stesso momento, le fasi di cottura e lo stato di avanzamento e quali voci sono pronte.

Il sistema è dotato di funzionalità integrate per l'escalation dei problemi. Ad esempio, sullo schermo viene visualizzato il tempo di cottura del piatto. Se è trascorsa la metà del tempo di cottura predefinito, ma la preparazione non è ancora iniziata, i piatti diventano automaticamente urgenti.

Il sistema di gestione della cucina fa parte della piattaforma Syrve, quindi non ci sono fornitori di software aggiuntivi o costi di licenza, né colli di bottiglia nei processi o "buchi neri" nelle informazioni!

#7: I manager sentono di perdere il controllo e di non essere in grado di individuare ciò che è realmente andato storto

Tutti i problemi descritti possono potenzialmente creare gravi problemi e mettere i manager in una situazione quasi impossibile. Possono passare il tempo a combattere i sintomi di un problema e a essere risucchiati in dispute tra il personale senza capire veramente la causa principale.

Tuttavia, la tecnologia di nuova generazione fornisce approfondimenti in tempo reale che tracciano il funzionamento del ristorante e le ragioni del suo successo o delle sue difficoltà. Meglio ancora, i manager possono controllare i loro schermi, monitorare la produzione e prevenire potenziali colli di bottiglia e altri problemi prima che si verifichino. Questo perché gli eventi all'interno del ristorante vengono catturati e visualizzati in tempo reale.

Quando il turno finisce, i manager possono anche esaminare le vendite, gli sprechi e tutta una serie di KPI.

Ad esempio, i rapporti sul servizio clienti possono fornire una serie di informazioni sulla cucina, tra cui:

• Il tempo di attesa per essere serviti mostra il tempo trascorso da un ospite in attesa di un ordine.
• Ore di lavoro in cucina: indica il tempo che la cucina impiega per cucinare i piatti.
• Ritardo di inizio cottura, che indica la velocità con cui la cucina inizia a cucinare i nuovi ordini.
• Il tempo di cottura indica la velocità con cui gli chef preparano i piatti.
  
• Tempo di servizio, che indica quanto tempo impiega un cameriere a prendere i piatti e a servirli.
• Ritardo di cottura indica quanto la cucina è in ritardo rispetto al tempo di cottura predefinito.

• Il ritardo di servizio mostra quanto un cameriere è in ritardo rispetto al tempo di servizio standard.

Grazie a questi dati, è possibile perfezionare i processi, elogiare le star e sostenere i dipendenti in difficoltà con una formazione supplementare, in modo che il team continui a migliorare.

È il momento di "collegare" la cucina e tutto il resto

La cucina è il punto nevralgico dell'attività di un ristorante. Di conseguenza, può essere percepita come fonte di attrito e "anello debole". In realtà, spesso i problemi si verificano perché la cucina è stata tenuta fuori dal giro. È il momento di assicurarsi che sia inserita nel sistema.

In definitiva, ogni squadra di un ristorante ha bisogno di una tecnologia che la tenga in contatto, informata, in linea con i compiti e supportata in ogni fase. La tecnologia di nuova generazione di Syrve è la risposta.