Spesso è facile dare la colpa alla cucina quando si verificano problemi in un ristorante. Ma potrebbe semplicemente essere che al vostro team manchi un ingrediente essenziale: la tecnologia giusta.

La brigata di cucina può eccellere grazie alla vivacità e all'efficienza di un servizio dinamico. Tuttavia, le richieste di un ambiente sotto pressione possono talvolta portare a stress, tensioni e conflitti, minando il morale.

In particolare, i problemi nella gestione della produzione, i ritardi nella preparazione dei piatti, gli errori nelle ordinazioni e le lamentele dei clienti possono creare frizioni significative, soprattutto tra il fronte e il retro del ristorante.

Spesso il gestore cerca di risolvere la situazione, mediando. Tuttavia, si ripresentano situazioni simili, con una mancanza di chiarezza su cosa sia effettivamente accaduto e su come affrontare i problemi per il futuro.

Tutto ciò ha un impatto sul personale. Di recente, Business Insider ha riportato che un terzo degli ex dipendenti nel settore della ristorazione non ha intenzione di tornare a lavorare nel settore, citando "un ambiente lavorativo stressante" come uno dei motivi principali.

Ma ci chiediamo: dobbiamo accettare questa situazione come parte integrante del settore o esiste un modo per risolverla? Fortunatamente, esiste una soluzione collaudata che funziona.

Come mantenere il sangue freddo

L'impiego di individui tranquilli e stabili può certamente essere di grande aiuto, ma come tutti sappiamo non è facile reperire la forza lavoro coerente con le nostre aspettative. Tuttavia, avere le persone giuste in ogni turno di lavoro non rappresenta l'unica soluzione. Anche il personale più competente potrebbe trovarsi ad affrontare situazioni che esulano dal loro controllo, impattando il servizio e scatenando potenziali crisi tra il team di sala e la brigata di cucina.

Ciò di cui avete bisogno è una tecnologia di nuova generazione che supporti l'intero processo: da prima dell'arrivo dei clienti fino a molto tempo dopo la chiusura della serata. In particolare, la cucina deve essere "collegata" al sistema, anziché essere lasciata alla deriva o vista come un'entità indipendente.

È fondamentale che la tecnologia giusta fornisca la pianificazione, la comunicazione, la trasparenza, la visibilità e la direzione che il personale di sala e di cucina desidera, in modo da poter lavorare come un'unica squadra.

Sette punti di attrito che potete risolvere

Con un sistema intuitivo all-in-one e una tecnologia che supporta ogni processo e che trasmette le informazioni da una fase all'altra in tempo reale, è possibile eliminare svariati punti critici che potrebbero creare gli attriti.

Eccone sette:

#1: Carenza di personale nel turno serale

Una situazione frequente è quando il personale si trova in difficoltà a causa di un turno con personale insufficiente. Ma il gestore avrebbe potuto prevederlo?

Grazie alla tecnologia all'avanguardia, la pianificazione dei turni diventa più agevole per garantire il corretto funzionamento del ristorante. Con pochi e intuitivi passaggi, è possibile adattare i livelli di personale in base alle previsioni di affluenza, supportate dall'intelligenza artificiale, per raggiungere con successo gli obiettivi prefissati.

#2: Piani di preparazione inadeguati che crea difficoltà nel recuperare il ritardo.

Spesso l'avvio della preparazione in cucina viene procrastinato. Oppure le stime errate sulla domanda portano a interruzioni nel servizio e sprechi di materia prima. Ma grazie alla tecnologia di ultima generazione, è possibile utilizzare algoritmi e machine learning avanzati basati su dati storici e variabili esterne per creare previsioni di vendita con un'accuratezza eccezionale del 95% o più. Queste previsioni consentono al sistema di generare automaticamente programmi di preparazione dettagliati per ogni turno, senza la necessità di un manager che supervisioni ogni singolo dettaglio.

#3: Esaurimento dei piatti più richiesti nel menu

Una gestione inefficiente dell'inventario può portare a un esaurimento dei piatti più amati del menu durante la serata, deludendo così i clienti. Tuttavia, grazie alla tecnologia di nuova generazione, è possibile gestire le scorte in tempo reale con estrema facilità. Il personale può effettuare rapidamente controlli regolari delle scorte utilizzando tablet e dispositivi mobili, registrando gli sprechi e monitorando i movimenti delle giacenze.

Questa soluzione consente di evitare situazioni in cui mancano ingredienti cruciali in momenti critici. Inoltre, il sistema è in grado di generare automaticamente ordini di acquisto tempestivi, basati sulle previsioni e sulle consegna dei fornitori. Grazie a questo approccio, è possibile eliminare l'incertezza legata agli acquisti e evitare di ordinare in eccesso o in modo sconsiderato.

#4: Gli ordini arrivano tutti insieme in cucina

Un'abitudine comune è quella in cui il personale di sala si sposta tra i tavoli per prendere gli ordini prima di poterli inserire nel sistema attraverso il terminale POS. Questo spesso porta a una confusione in cucina, con gli ordini che arrivano tutti insieme anziché in modo fluido. Tuttavia, c'è una soluzione: l'utilizzo del palmare per la presa delle comande. Utilizzando dispositivi come tablet o smartphone, il personale può prendere gli ordini con precisione e inviarli direttamente al bar o alla cucina con un semplice click, garantendo che gli chef non vengano sopraffatti dalla quantità di comande da preparare.

#5: Gli ordini arrivano da canali diversi, causando confusione

Molti locali ricevono ordini da varie fonti (aggregatori, asporto, e-commerce) e da commensali seduti ai tavoli. Questa situazione può creare confusione nell'organizzazione della produzione e aumentare il rischio di smarrimento degli ordini o di gestione errata delle priorità. Navigare tra una moltitudine di tecnologie e applicazioni diverse può risultare complesso e controproducente.

Grazie a un sistema all'avanguardia, tutti gli ordini verranno ricevuti da un'unica fonte e incanalati in modo diretto nel sistema. Da quel momento in poi, sarà possibile ottimizzare il processo di gestione della cucina e della produzione, controllando i tempi di preparazione, l'occupazione della cucina e le azioni chiave da eseguire attraverso un'unica piattaforma integrata.

#6: I clienti sono costretti ad aspettare e nessuno sembra sapere perché o osa chiedere.

Quando la cucina lavora a pieno ritmo e gli ordini sembrano aumentare, la comunicazione tra il personale di sala e la brigata di cucina, può divenire difficoltosa. 
Tuttavia, il sistema Kitchen Monitor (KDS) che fa parte della vostra soluzione, può attenuare e alleggerire la situazione. Questo sistema fornisce indicazioni agli chef e visibilità ai manager e al personale di sala. È possibile vedere quali articoli del menu devono essere cucinati subito, quali appartengono allo stesso ordine e portata e devono essere servite nello stesso momento, le fasi di preparazione, lo stato di avanzamento e quali piatti sono pronti.
Il sistema è dotato di funzionalità integrate per l'escalation dei problemi. Ad esempio, sullo schermo viene visualizzato il tempo di preparazione del piatto. Se è trascorsa la metà del tempo di cottura predefinito, ma la preparazione non è ancora iniziata, i piatti diventano automaticamente urgenti.
Il sistema KDS fa parte della piattaforma Syrve, quindi non ci sono fornitori di software aggiuntivi o costi di licenza, né colli di bottiglia nei processi o "buchi neri" nelle informazioni!

#7: I manager avvertono la perdita del controllo e non sono in grado di individuare ciò che è realmente andato storto

Al termine del turno, i manager possono analizzare le vendite, gli sprechi e una serie mirata di KPI. Ad esempio, i report sul servizio clienti forniscono informazioni dettagliate dai punti di preparazione, come:

• Il tempo di attesa per essere serviti: mostra il tempo trascorso da un ospite in attesa di un ordine.
• Tempistiche di lavoro in cucina: indica il tempo totale che la cucina impiega per preparare i piatti.
• Ritardo di inizio cottura: indica la velocità con cui la cucina inizia a preparare i nuovi ordini.
• Il tempo di cottura: indica la velocità con cui gli chef preparano i piatti.
  
• Tempo di servizio: indica quanto tempo impiega un cameriere a prendere i piatti pronti e a servirli.
• Ritardo di cottura: indica quanto la cucina è in ritardo rispetto al tempo di preparazione predefinito.

• Ritardo di servizio: mostra quanto un cameriere è in ritardo rispetto al tempo di servizio standard.

Grazie a questi dati, è possibile perfezionare i processi, elogiare e motivare il team e sostenere i dipendenti in difficoltà con una formazione supplementare, in modo che il gruppo coeso continui a migliorare.

È il momento di "collegare" la cucina a tutto il resto

Il cuore pulsante di un ristorante risiede nella cucina. Spesso considerata fonte di tensioni e punto debole, la realtà è che i problemi sorgono quando la cucina è lasciata sola, senza connessione al resto del sistema. È ora di integrarla pienamente nel processo.

In fin dei conti, ogni squadra all'interno di un ristorante necessita di tecnologia che favorisca comunicazione costante, informata, allineata con le mansioni e supportata in ogni fase. La soluzione di ultima generazione proposta da Syrve è la chiave di volta per raggiungere questo obiettivo.