L'ottimizzazione del menu è un'arma preziosa per i ristoranti nella lotta all'inflazione e all'aumento dei prezzi della materia prima. E con il giusto approccio è possibile difendere efficacemente i propri margini.

Tradizionalmente i ristoranti aggiornano i loro menu per una serie di motivi. Può trattarsi di modifiche dovute a prelibatezze stagionali, dell'arrivo di un nuovo cuoco o di un brand che modifica il proprio format o di cambiare l'offerta per avere un vantaggio sulla concorrenza. I motivi sono molti e sarebbe davvero lungo elencarli tutti.
Ma certamente la protezione del margine è probabilmente il motivo numero uno per rivedere e migliorare il proprio menu.
In effetti, con la volatilità che caratterizza l'approvvigionamento e il costo degli ingredienti, la rivalutazione del menu potrebbe diventare un'attività abituale nel prossimo futuro, per necessità.
La buona notizia è che non deve essere un'attività lunga e noiosa e time-consuming. Il processo può essere rapido, semplice e gratificante. Grazie alla tecnologia di ristorazione Next-Gen come Syrve, basata sui dati, è possibile valutare le prestazioni del menu in tempo reale e apportare facilmente modifiche per massimizzare i margini.
Ecco cinque passi da seguire:

#1: Conoscere il costo e il margine di ogni cosa

Prima di apportare qualsiasi modifica al menu, è fondamentale avere una conoscenza approfondita dei costi di ogni piatto, basati sugli ingredienti effettivi utilizzati (food cost reale, non teorico, ovvero food cost a consuntivo). Ciò permette di valutare ogni articolo del menu in base alla sua redditività. Inoltre, con l'ausilio delle migliori tecnologie disponibili, è possibile aggiornare automaticamente il quadro dei costi in pochi semplici passaggi. Grazie a queste soluzioni avanzate, non è più necessario passare ore a controllare e verificare complessi e fatiscenti fogli di calcolo.

Le fasi successive: osservando i risultati, si determina il margine che si desidera realizzare. Questo varia a seconda della natura del vostro ristorante e dei volumi di vendita, del format e di molte altre variabili legate alla zona, alla tipicità del ristorante, all'affluenza, al coperto medio e così dicendo.

L'analisi del menu può riservare delle sorprese. È possibile verificare gli articoli del menu che offrono un margine ridotto, e questi piatti potrebbero essere candidati ad essere tolti dalle vendite.

Un caso eclatante è rappresentato da una catena di ristoranti italiana che vendevano - nel loro menu - delle polpette di carne fatte a mano: la preparazione era complessa e richiedeva molto tempo a causa delle varie tecniche preparatorie e della cottura lenta. Il manager della catena ha deciso, dopo aver analizzato le vendite di questo articolo, che non valeva la pena perdere tutto quel tempo per preparare polpette che rappresentavano solo il 6% del venduto.

Tuttavia, alcuni piatti potrebbero sono il fulcro dell'offerta del vostro brand e sarebbero quindi inamovibili. L'opzione migliore potrebbe essere quella di cambiare leggermente la ricetta - trovando fornitori con prezzi competitivi per ridurre i costi senza compromettere la qualità - nonché migliorare la procedura di preparazione oppure, come extrema ratio, aumentare il prezzo per raggiungere il margine desiderato.

#2: Conoscere la realtà delle vendite

I dati del vostro sistema di gestione dovrebbero dirvi tutto sulla richiesta dei clienti nelle ultime settimane e negli ultimi mesi, in modo da poter classificare il vostro menu in base sia alla popolarità di ogni piatto, sia al margine.

I migliori sistemi tecnologici vi permetteranno di effettuare la cosiddetta analisi ABC/XYZ.

La parte ABC fornisce i volumi di vendita, il fatturato e il profitto. Ad esempio, potreste scoprire che:

• Il 20% degli articoli di menu, generano l'80% del fatturato (il cosiddetto Principio di Pareto).

• Il 15% degli articoli di menu, generano il 15% del fatturato.

• Il restante 65% degli articoli di menu, generano il 5% del fatturato - e che quindi sono i candidati principali per essere esaminati più da vicino e rimossi.

Ma prima di prendere qualsiasi decisione, è importante prendere in considerazione anche la parte XYZ dell'equazione. Questo vi dirà se la domanda di un tale piatto è costante o irregolare. Gli articoli con una domanda discontinua possono essere un problema se dovete tenere in magazzino tutti gli ingredienti (magari anche costosi), utilizzando energia per raffreddarli, pagando i fornitori e rischiando di fare scadere gli ingredienti.

Prossimi passi: considerate la possibilità di eliminare gli articoli "peso morto" con alti costi degli ingredienti, bassi margini e vendite scarse o sporadiche. La maggior parte dei vostri clienti non ne sentirà la mancanza.

#3: Pensare in termini di "valutazione del rischio" con gli ingredienti e la manodopera

Come abbiamo detto con gli esempi delle polpette, il tempo in cucina è prezioso e deve essere speso in modo oculato per la gestione razionale del vostro menu. Questo vale soprattutto in un mercato del lavoro in cui gli stipendi tendono ad aumentare e l'offerta di personale si riduce.

Lo stesso approccio deve essere applicato anche agli ingredienti. La vostra tecnologia dovrebbe essere in grado di rilevare il livello di "esposizione" di ogni singolo ingrediente nel vostro menu. Per esempio, se c'è un particolare taglio di carne, verdura o ortaggi freschi, che si sta rivelando più difficile da reperire e il cui costo sta aumentando vertiginosamente, ma che compare in sei o sette piatti del vostro menu? Dovete saperlo.

Se avete un gran numero di ingredienti a rischio, farete fatica a dare continuità al vostro menu.

Prossimi passi: sfruttate le informazioni sugli ingredienti presenti nel vostro menu per gestire con attenzione la vostra selezione. Se vi trovate a dover fare i conti con scorte limitate di ingredienti più difficilmente reperibili, è essenziale concentrarsi sui piatti più amati e richiesti. Potreste optare per eliminare gli articoli meno gettonati o sostituire gli ingredienti con saggezza.

#4: Adottare una "mentalità di gestione della scarsità" in cucina

Si tratta di una guerra agli sprechi. Sono finiti i tempi in cui gli ingredienti erano abbondanti. Al contrario, le vostre forniture sono più simili al vostro flusso di cassa. È indispensabile poter effettuare controlli rapidi e regolari dell'inventario con un dispositivo portatile, come potrebbe essere il vostro cellulare.

Prossimi passi: la "mentalità della scarsità" deve pervadere la cucina. Significa utilizzare la tecnologia per prevedere le vendite nei giorni successivi (Syrve vi aiuta tramite l'Intelligenza Artificiale), in modo da ordinare la giusta quantità di ingredienti al momento giusto. Ciò significa tenere sotto controllo le giacenze in tempo reale. E vuol dire utilizzare le previsioni, i piani di preparazione e le dimensioni delle porzioni generate dal sistema per razionalizzare gli ingredienti preziosi per il giorno successivo.

#5: Promuovere nuovi piatti ottimizzati per margine e offerta

I nuovi piatti del menu devono essere deliziosi, in linea con il format e il brand nonché apprezzati dai clienti. Ma devono anche essere valutati in termini di tempo/costo di preparazione, numero di "ingredienti a rischio" e margine di guadagno. Per capire l'impatto delle modifiche, compresi i fornitori, è necessaria un'analisi ponderata.

Prossimi passi: con la giusta tecnologia per ristoranti (come Syrve), è possibile creare scenari "what if" dove potrete apportare modifiche ai prezzi dei fornitori. È possibile valutare il proprio rischio in termini di ingredienti difficili da reperire, prevedere la redditività e monitorare la domanda, una volta lanciato il nuovo articolo del menu.

Attenzione: maneggiare con cura

Cambiare il menu è rischioso. Una mossa sbagliata potrebbe deludere i clienti, frustrare la cucina e silurare i margini di guadagno.

Ma nel settore della ristorazione odierna, non agire è anche pericoloso. Potreste scoprire che il vostro margine viene eroso da un giorno all'altro dalle fluttuazioni del mercato e che passino settimane prima che questo si manifesti nei vostri report o nel vostro conto bancario. Tuttavia, la tecnologia di nuova generazione come Syrve, vi offre la vera "agilità di menu". Vi permette di agire rapidamente per valutare, reagire e andare avanti con sicurezza. Potrete continuamente migliorare la vostra proposta, facendo affidamento su dati precisi per armonizzare costi, qualità e soddisfazione dei clienti.