Volete vedere i profitti e le perdite della vostra attività di food & beverage (F&B) in tempo reale? Ora è possibile, senza dover ricorrere a sangue, sudore e lacrime. 

Nel 1936, nel Regno Unito, fu introdotto per la prima volta il servizio telefonico di orologio parlante, che risolse finalmente una questione molto dibattuta: qual è l'ora esatta, in questo preciso istante?

Da allora, abbiamo fatto molta strada. Le app tengono traccia dei nostri saldi bancari, della posizione, dell'assunzione di cibo, della frequenza cardiaca, del sonno, della pressione delle gomme dell'auto e di quanti chilometri di carburante ci rimangono.

Di fatto, praticamente tutto ciò che ha valore viene misurato con precisione. Ed è tutto in tempo reale.

Sembra quindi strano che molte persone che gestiscono ristoranti, caffè e bar trovino così difficile controllare il cuore pulsante della loro attività: i dati relativi a profitti e perdite.

Perché è importante

Spesso indicato come P&L, il conto economico monitora la salute finanziaria dell'azienda.

Le aziende di successo si basano su dati affidabili per prendere decisioni fondamentali. E un conto economico vi fornirà potenti informazioni.

Come suggerisce il titolo, mostra se siete in rosso o in nero, e di quanto. Potrete farvi un'idea della vostra posizione finanziaria per quel periodo, se è un buon momento per espandersi e assumere più persone o se dovete affrontare un problema costoso all'interno della vostra azienda.

Per capire come aumentare la redditività del vostro ristorante, dovete innanzitutto avere un'idea chiara di come il vostro ristorante sta attualmente funzionando. Quanto spendete per la manodopera? Quanto vi costa creare ciascuna delle voci del vostro menu? Quali sono le voci di menu più e meno vendute? Dopo aver considerato i costi controllabili, come i costi del personale e del cibo, c'è abbastanza denaro per coprire i costi generali?

Il rendiconto economico-finanziario è utile anche ai vostri investitori e vi aiuterà a chiedere un ulteriore finanziamento in diversi momenti del vostro percorso imprenditoriale.

Cosa è incluso?

Per i ristoranti, il P&L è solitamente composto da queste componenti:

• Una ripartizione delle vendite e delle entrate: Queste potrebbero includere sezioni separate per cibo, bevande, servizi di catering, affitto della sede e qualsiasi altro flusso di entrate.
• Un elenco dei costi delle merci vendute (COGS): Si tratta del denaro speso per gli ingredienti e le altre forniture.
• Costo del lavoro: Si tratta del personale di sala, dei cuochi, dei dirigenti e di tutti gli altri membri del team.
• Altri costi di gestione del ristorante: Tra questi, l'elettricità, la stampa dei menu, l'affitto e le tariffe.

Sottraete i costi dai ricavi e saprete se c'è un profitto.

Ma quanto è facile ottenere i dati necessari per un rendiconto P&L significativo, affidabile e in tempo reale?

Così tanto da fare, così poco tempo

Per molte aziende del settore F&B, ottenere il proprio P&L è un gioco d'attesa, in attesa che il commercialista finalizzi la chiusura del periodo. Tuttavia, la gestione di un'attività F&B in rapida evoluzione richiede l'accesso a informazioni e approfondimenti aggiornati.

Allo stesso modo, mettere insieme tutti i dati necessari per ottenere un P&L accurato può essere un compito logorante e dispendioso. A tal punto che si può essere tentati di "improvvisare" e di affidarsi all'istinto, alle congetture o a una serie di fogli di calcolo di dubbia utilità.  

Tradizionalmente, per ottenere un P&L ci si affida ai prelievi di magazzino, all'accuratezza delle ricette, alle informazioni provenienti dalle casse e alla riconciliazione dei contanti, ecc. Ma ci sono così tante parti in movimento in un'attività che non sta mai ferma, quindi non c'è da stupirsi se questa impresa viene tentata solo una volta al trimestre.

Tuttavia, la giusta tecnologia per i punti vendita (POS) vi fornirà cifre istantanee e precise sul bilancio in tempo reale, ogni volta che lo vorrete, senza dover fare tutto il lavoro necessario.

Come funziona

Con un POS all-in-one avanzato (in cui il back-of-house (BoH) e il front-of-house (FoH) sono un'unica piattaforma e sono sincronizzati in tempo reale) potete monitorare il vostro P&L ogni giorno e migliorare le vostre prestazioni perché potete individuare i fattori che fanno la differenza.

Potete seguire le vostre vendite e i vostri costi in qualsiasi momento, tutto in un unico posto, sul vostro computer portatile o mobile, utilizzando i dati dal cloud. È possibile:

• Visualizzate l'inventario in tempo reale: I livelli delle scorte sono facili da monitorare, gli scarti e i trasferimenti tra negozi sono registrati, gli ordini si basano su previsioni di vendita accurate e le merci sono ricevute sul posto - tutti i documenti sono inseriti nel sistema in tempo reale.
• Vedere i dati di vendita all'istante: Non solo potete controllare i ricavi di ogni giorno, ma anche identificare i piatti più redditizi e seguire l'andamento delle offerte dei pasti e di altre promozioni.
• Monitorare i costi della manodopera: Un POS intelligente è in grado di prevedere i periodi di maggiore affluenza, in modo da poter programmare i livelli di personale in base alle esigenze. È inoltre possibile visualizzare tutti i costi dei dipendenti in un unico posto, sia che si tratti di una singola sede che di più punti vendita.
• Controllare i costi di gestione: È possibile tenere conto anche di una serie di spese di gestione del ristorante.

Il POS elabora i numeri per voi e fornisce un bilancio accurato. Eventuali errori o problemi possono essere affrontati immediatamente e il conto economico si aggiorna al volo. Anche in questo caso, tutto ciò è possibile solo quando il back-of-house (BoH) e il front of house (FoH) sono un'unica piattaforma e sono sincronizzati in tempo reale.

Dandovi un extra

Un POS avanzato per ristoranti aiuterà la vostra attività anche in altri modi. La sua intelligenza integrata vi consentirà di prevedere con precisione il vostro conto economico per i mesi a venire, in base all'andamento delle vendite e dei costi.

Giocando con i numeri, potete anche simulare le modifiche alla vostra attività e analizzare gli scenari "what-if". In altre parole, cosa succederebbe se provaste ad aumentare/ridurre il personale, a cambiare il fornitore, il menu o ad aprire una nuova sede? Potete valutare l'impatto sul vostro conto economico.

Un POS all'avanguardia renderà anche molto più facile allinearsi all'iniziativa del governo britannico Making Tax Digital.

In breve, controllare il P&L dovrebbe essere facile come controllare il saldo bancario o la frequenza cardiaca!